Как автоматизация вашего бизнеса поспособствует получению прибыли и уменьшению издержек?

Рано или поздно каждый руководитель осознает, что необходимо простроить работу организации таким образом, чтобы процессы протекали без его участия. При этом желательно отладить удаленный контроль за данной системой. Одним из способов оптимизации работы рекламного агентства является автоматизация его бизнес-процессов. Автоматизация бизнеса - это переход с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе.

К автоматизации можно подойти с трех сторон:

• основных бизнес-процессов, например, автоматизация продаж;
• поддерживающих бизнес-процессов – автоматизация бухгалтерского учета;
• комплексной автоматизации.

Исходя из этого, задачи и цели автоматизации могут быть разными. В первом случае это повышение доходности, а во втором уменьшение финансовых и временных затрат. Часто у руководителей возникает вопрос, как автоматизация поспособствует получению прибыли и уменьшению издержек, а также каков срок окупаемости проекта.

Чтобы разобраться в данном вопросе, обратимся к этапам внедрения информационных систем (ИС). Это нужно для того, чтобы понять, как и на каком этапе можно повлиять на ход внедрения и получить выгоду от проекта.

• планирование проекта – на данном этапе важно установить цель проекта и его задачи, это позволит грамотно распределить усилия и добиться максимального результата. Кроме того, на этом этапе рекомендуется выбрать сотрудника, который будет ответственен за внедрение. Это должен быть сотрудник именно вашей компании (четко знающий задачи, направляющий к цели и осознающий важность своего участия в проекте). При отсутствии лидера повышаются временные издержки, возможно замораживание проекта.
• предпроектное обследование – аудит существующей системы работы, выявление узких мест. На этом этапе привлекаются сторонние консультанты, которые могут предложить пути оптимизации работы, а также направление автоматизации. Следует обратить внимание на то, что нельзя автоматизировать хаос. После автоматизации хаоса можно получить эффект обратный положительному.
• постановка задач на автоматизацию – после того как выявлены и исправлены проблемные области, можно заниматься постановкой задач на автоматизацию. В первую очередь следует автоматизировать рутинные задачи. Это позволит перераспределить человеческие ресурсы. Если раньше у менеджера на составление адресной программы уходило 30-50 минут, то с нашей программой это время сократиться до 10-15 минут. Автоматизируя основные процессы, вы повысите лояльность существующих и привлечете новых. Ведь теперь менеджеры точно не допустят ошибок при формировании адресной программы и не забудут отправить письмо самому требовательному клиенту. Тем самым, вы получите растущий доход с продаж.
• выбор программного обеспечения (ПО) – рынок богат различными решениями для торговых предприятий, но только ООО "Проксима" предлагает комплексное 1С решение для рекламных агентств. При разработке программного продукта (ПП) «Управление рекламой» учтена специфика работы рекламных компаний, а также рекомендации и пожелания ведущих рекламных агентств.
• покупка ПП – специалисты ООО «Проксима» помогут определить оптимальное количество рабочих мест, а также расскажут, как можно сэкономить при покупке ПО.
• обучение сотрудников. На этом этапе вернемся к вопросу: «Когда окупятся вложения в программу?» Во многом это зависит от скорости адаптации персонала к новшествам. Рекомендуется начинать внедрение именно с того, чтобы обучить одного из сотрудников работе в программе. После прохождения курса у вас будет подготовленный сотрудник и заполненная база данных для быстрого начала работы. Это значительно сократит сроки внедрения, а соответственно и срок окупаемости проекта.
• адаптация ПП по существующие бизнес-процессы – нет похожих рекламных агентств, поэтому и нет универсального решения. Преимущество ПП "Управление рекламой" в том, что оно является гибким. Специалисты в течение бесплатного периода сопровождения помогут донастроить программу под ваши потребности.

Автоматизация бизнеса – это один из элементов модернизации предприятия. Потому он не должен проводиться слепо, неконтролируемо. Как и любой проект, он должен четко планироваться, рассчитываться, согласоваться с бюджетом. В этом и есть главная идея поэтапной разработки - окупаемости инвестиций и её расчет для каждого из циклов работ.