Плюсы и минусы использование Excel для учета рекламных размещений

Учет рекламных размещений – одна из важнейших задач при ведении бизнеса в сфере управления рекламой. Ежедневно специалисты рекламных агентств сталкиваются с необходимостью формирования заказов, осуществления размещений и мониторинга свободных и занятых рекламных пространств.

MS Excel – одно из самых популярных средств ведения учета рекламных размещений. И многие рекламные агентства не готовы отказаться от него в силу того, что привыкли к существующему укладу. Excel — это программа, которая входит в состав Microsoft Office, программа позволяет работать с электронными таблицами.

Рассмотрим простой пример ведения учета рекламных размещений в MS Excel.

На рисунке представлена адресная программа рекламного агентства, занимающегося размещением наружной рекламы.

Для удобства информация разбита по колонкам: номер, тип, район, адрес, артикул, фото, стоимость и т.д. Отлажен функционал поиска по колонкам. Помимо этого через поиск можно вывести только свободные конструкции.

При таком функционале менеджеру приходится вручную формировать заявки покупателей, заявки на монтаж, отчеты по продажам и многое другое. Сложность возникает при выставлении счетов на оплату, менеджеру нужно передать информацию бухгалтеру, бухгалтер выставляет счет, информирует менеджера, менеджер утверждает размещение. При использовании Excel не избежать таких сложных цепочек в процессе работы.MS Excel дает возможность для ведения учета, однако во многом зависит от дисциплинированности, внимательности сотрудников, работающих в нем, что не гарантирует успех. Прежде чем начать работу в программе нужно продумать каждую таблицу: колонки, сроки, формулы, а также спланировать отчеты.

Специалисты, которые занимаются ведением учета рекламных размещений подобным образом, постоянно сталкиваются с многочисленными проблемами:

• риск совершить ошибку, из которой придется исправлять полностью огромную таблицу;
• вероятность пропустить ошибку при проверке данных;
• трудности при проверке данных, внесенных из других источников
• потеря данных одним пользователем после работы другого;
• высокие временные затраты;
• колоссальные затраты сил специалиста.

При использовании данной программы большое значение имеет человеческий фактор, отрицательное влияние которого может привести к подобного рода ошибкам, а в дальнейшем остановке работы всех специалистов.

Однако, если у вас небольшое количество рекламных поверхностей, то использование Excel будет иметь ряд плюсов. Во первых, программа всем знакома, не нужно тратить силы и время на внедрение. Во вторых, риск возникновения ошибок не так велик, потому как проверить небольшой объем данных – задача нетрудная. В третьих, не нужно вкладывать финансовые средства на приобретение другой программы.

Но если у вас более 100 рекламных размещений, целесообразно уберечь себя от ошибок, которые возникают при использовании MS Excel. Этих ошибок не избежать. Ведь каждый день менеджерам приходится в оперативном режиме работать с клиентами, держать большую часть информации в голове. И без рутинных операций, например, проверок данных, работа будет невозможна.

Программные продукты компании "Проксима", разработанные на базе 1С технологий, адаптированы под потребности специалистов, занимающихся рекламными размещениями. Для того чтобы сделать размещение менеджеру потребуется всего 5 минут. При этом ему не нужно волноваться, что он что-то забыл учесть, допустил ошибку. Автоматизация процесса рекламных размещений с помощью программных продуктов «Управление рекламой» поможет значительно оптимизировать процесс работы рекламных агентств.