Размещение наружной рекламы: документооборот без претензий

Какими документами оформляется размещение наружной рекламы? На что обратить внимание, заключая договор с рекламным агентством? Как доказать расходы на рекламу, если того требует налоговая инспекция? Статья будет полезна как рекламодателям, так и недавно открывшимся рекламным агентствам, желающим наладить правильную схему документооборота.

Итак, любая рекламная кампания начинается с планирования. Планирование наружной рекламы мало чем отличается от других аналогичных процессов. Компания должна определиться с видом рекламных носителей, определить примерный бюджет и, возможно, составить смету расходов. Бюджет должен утвердить руководитель предприятия.

Предположим, что предприятие доверило размещение наружной рекламы специализированной компании - рекламному агентству. Как правильно оформляются такие правоотношения?

Перечень обязательных документов

• Договор оказания услуг или агентский договор. Из самого договора и приложений к нему должно быть понятно, какие услуги оказывает рекламное агентство, какая реклама должна быть размещена, когда, где и в каком объёме, какова стоимость услуг. К договору часто прилагают техническое задание (например, при заказе рекламного видеоролика). Если предприятие заказывает у агентства буклеты, каталоги и другую продукцию, то необходимо заключить договор на изготовление рекламной продукции.

• Акт сдачи-приёмки услуг. Если рекламное агентство выполнило свои обязательства по договору, сдача работ оформляется актом. Он должен содержать в себе следующую информацию: перечень оказанных услуг, название рекламируемой продукции, срок рекламной кампании с привязкой к конкретным датам, места размещения рекламы и, конечно же, стоимость услуг. Упростить формирование подобных документов в рекламном агентстве призвана автоматизированная система учёта рекламных поверхностей.
• Первичные документы, счета-фактуры, платёжки. Их нужно оформлять в обязательном порядке, поскольку именно они являются подтверждением рекламных расходов и их сумм. Оформляются бухгалтерскими отделами обеих компаний.
• Отчёт о результатах рекламной кампании. Во-первых, было бы хорошо зафиксировать результаты рекламной кампании. Вырос ли объём продаж и прибыли? Увеличилось ли количество звонков покупателей? Выросла ли посещаемость на сайте и т. д. (в зависимости от того, что являлось целью). Во-вторых, рекламное агентство должно отчитаться перед клиентом по каждой сумме расходов, а значит необходимо приложить соответствующие оправдательные документы. Обычно их прикладывают к акту приёмки-сдачи услуг.

Это основной пакет документов, которые рекламное агентство должно предоставить клиенту в ходе сотрудничества. Однако данный перечень не исчерпывающий. Иногда требуется доказать, что заказывался какой-то определённый вид рекламы и никакой другой.

Документы, подтверждающие вид рекламы и понесённые расходы

• Реклама на ТВ и радио: видео- или аудиоролик на диске, эфирная справка телерадиокомпании с указанием даты и длительности ролика.
• Наружная реклама: разрешение на установку рекламной конструкции, передаточный акт (если конструкция арендована) или акт ввода в эксплуатацию, фотоотчёт.
• Реклама в СМИ: экземпляр издания с рекламой продукции компании.
• Реклама в интернете: распечатка интернет-страниц с рекламными объявлениями, обзорами.
• Выставки: документ регистрации компании, как участника выставки, каталог выставочной продукции, отчёты сотрудников, фотоотчёт.
• Реклама на транспорте: разрешительная документация, фотоотчёт.
• Раздача листовок, образцов продукции: приказ руководителя о раздаче материалов, акт о списании продукции в рекламных целях, фотоотчёт.

Во многих случаях можно создавать и видеоотчёты. При необходимости фото- и видеоматериалы помогут убедить налоговиков, что средства израсходованы именно на рекламу.

Срок хранения документов

Часто задаваемый вопрос: сколько хранить документы по рекламным кампаниям? Все первичные документы нужно хранить не менее пяти лет, тогда как договоры и образцы рекламных материалов - не менее года с даты окончания действия контрактов. Однако поскольку и их могут затребовать налоговики, специалисты советуют хранить все документы не менее, чем четыре года.Оформляйте размещение наружной рекламы правильно, и даже самый дотошный контролёр не сможет ни к чему придраться!